Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems

Auszug der Auftragsbekanntmachung – den vollständigen und aktuellen Text finden Sie in den Auftragsunterlagen: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDMDR0E/documents

Vergabenummer:
2021/S 136-361161

1. Umfang der Beschaffung

1.1 Bezeichnung des Auftrags
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems

1.2 CPV Code Hauptteil
72512000

1.3 Art des Auftrags
Dienstleistungen

1.4 Kurze Beschreibung
Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.
Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

1.5 Geschätzer Gesamtwert
EUR 731092.44

2. Beschreibung

2.2 Weitere(r) CPV-Code(s)
48311100

2.3 Erfüllungsort
Erftverband
Am Erftverband 6
50126 Bergheim
Los Nutscode
DEA27

2.4 Beschreibung der Beschaffung
Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll eine Roadmap für den verbandsweiten Rollout des DMS erstellt werden. Gegenstand des ersten Auftrages sind die benötigen Lizenzen, die Wartung für 4 Jahre und die Umsetzung der 2 Pilotprojekte. Zur Erstellung der Roadmap und zur Umsetzung weiterer Projekte soll der Auftragnehmer sich verpflichten die Dienstleistung für mindestens 3 Jahre zu unveränderten Konditionen anzubieten.
Ziel ist es, die Pilotprojekte im ersten Quartal 2022 abzuschließen und im Anschluss die Planung für die weiteren Projekte aufzunehmen.

2.6 Geschätzter Wert
EUR>337624.00

2.7
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 2022-03-31
Anzahl Kandidaten: 5

2.8 Kriterien
Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt.
Dieses ist mit den geforderten Anlagen bis spätestens zum Ablauf der Frist in Textform bei der Vergabestelle über den Vergabemarktplatz einzureichen. Verspätet eingehende Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Nach Prüfung formaler Ausschlusskriterien gemäß § 42 VgV werden anhand der in den Vergabeunterlagen aufgeführten Kriterien und Punktebewertung 5 Bewerber mit der höchsten Punktbewertung ausgewählt und zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens findet eine mündliche Präsentation der Bewerber statt. Jedoch behält sich der Auftraggeber vor, den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.

2.10 Zusätzliche Angaben
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.

3. Teilnahmebedingungen

3.1 Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Der Bewerber hat den Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit für sich und seine Bewerberpartner folgendermaßen zu erbringen: Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt. Die entsprechenden Nachweise dürfen maximal 6 Monate alt sein. Fehlende Erklärungen und Nachweise werden, ausgenommen das auszufüllende Bewerbungsformular, nachgefordert. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert.
Ausländische Bewerber können anstelle der nachfolgenden Eignungsnachweise auch vergleichbare Eignungsnachweise vorlegen. Sie werden anerkannt, sofern diese nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, erstellt wurden. Bestätigungen in andere als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollten die geforderten Nachweise unvollständig sein, kann der Bewerber nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber ihm Gelegenheit zur Ergänzung oder Vervollständigung gibt. Das Recht darauf behält sich der Auftraggeber aber vor.
Weitere Angaben entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.