Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von VgV-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Maßnahmen des Hochwasserschutzes – WRRL KO Wehr Egeln-Nord

Auszug aus der Ausschreibung

1. Umfang der Beschaffung

1.1 Bezeichnung des Auftrags
Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von VgV-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Maßnahmen des Hochwasserschutzes – WRRL KO Wehr Egeln-Nord

1.2 CPV Code Hauptteil
71240000

1.3 Art des Auftrags
Dienstleistungen

1.4 Kurze Beschreibung
Der Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt (LHW) ist u. a. verantwortlich für die Planung und Umsetzung von Hochwasserschutzmaßnahmen des Landes Sachsen-Anhalt. Diese Maßnahmen beinhalten bspw. die Rekonstruktion und den Neubau von Hochwasserschutzanlagen (Deiche, Polder, Deichrückverlegungen, Spundwände, Mauern, ortsfeste/mobile Hochwasserschutzelemente usw.) und anderer wasserbaulicher Anlagen, sowie Gewässerausbau und -renaturierung.
Sofern der geschätzte Wertumfang für Planungsleistungen den Schwellenwert von 214 000 EUR netto erreicht oder übersteigt, ist Teil 4 des GWB anzuwenden und ein VgV-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i. V. m. § 74 VgV durchzuführen.
Beauftragt werden soll ein geeigneter und fachlich kompetenter Auftragnehmer (AN) zur organisatorischen, rechtlichen und fachlichen Begleitung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb. Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Vorbereitung und Durchführung des Verhandlungsverfahrens.

2. Beschreibung

2.2 Weitere(r) CPV-Code(s)
71300000

2.3 Erfüllungsort
— Hauptausführungsort ist Sitz des AN,
— Anlaufberatung, Abstimmungstermine und Verhandlungsgespräche im Verhandlungsverfahren ggf. im jeweiligen Flussbereich oder Magdeburg (Sitz des AG).
Los Nutscode
DEE0

2.4 Beschreibung der Beschaffung
Hinweis: Details zu den nachfolgend aufgeführten Leistungsanforderungen sind in den Vergabeunterlagen VGU Teil B – Leistungsbeschreibung B.VgV nachzulesen.
Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Vorbereitung und Durchführung von VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (VVmTW). Mit der organisatorischen, rechtlichen und fachlichen Begleitung (B.VgV) beauftragt der LHW geeignete und fachlich kompetente Auftragnehmer (AN). Erwartet wird eine umfassende, eigenständige und den AG unterstützende Begleitung des Verfahrens durch den AN gemäß den in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungsinhalten. Die Aufgabe des AN besteht dann in der Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung des entsprechenden Verfahrens mit dem Ziel einen geeigneten Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Dazu sind die Verfahrens- und Vergabeunterlagen entsprechend vorzubereiten sowie die Teilnahmeanträge und Angebote auszuwerten und die Verhandlungsgespräche vorzubereiten und zu moderieren.
Ein Großteil der Leistung besteht aus der Erstellung oder Ergänzung von projektspezifischen Referenzanforderungen (Anlagen und Bauwerke des Wasserbaus und Hochwasserschutzes) in Zusammenarbeit mit dem Projektverantwortlichen (PV) sowie Prüfung, Aus- und Bewertung der technisch-baulichen Referenzen und Angebote der Bewerber und Bieter. Erforderlich sind dafür fundierte wasserbaulich-technische Fachkenntnisse, die eine korrekte Einordnung der technischen Referenzangaben in die Bewertungsmatrizen der Eignungs- oder Auswahlkriterien ermöglichen, sowie ggf. gegenüber dem Bewerber/Bieter eine entsprechende Nachforderungen oder Aufklärung zu formulieren, die Angebote zu vergleichen und Verhandlungsgrundlagen auszuarbeiten. Diese Kenntnisse sind außerdem für die Arbeit an der projektbezogenen Leistungsbeschreibung notwendig.
Im Wesentlichen handelt es sich um organisatorische und fachliche Unterstützungsleistungen für nachfolgende Verfahrensstufen:
1. Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb)
1.1 Vorbereitung und Verfahrensunterlagen:
1.1.1 Projektanlaufberatung Vor-Ort Termin,
1.1.2 [OPTIONAL] Projektanlaufberatung Videokonferenz,
1.1.3 Einarbeitung Projektunterlagen,
1.1.4 Zeitplan aufstellen ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.5 Teilnahmeunterlagen und Teilnahmekriterien ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.6 Zuschlagskriterien (VGU Teil A) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.7 Leistungsbeschreibung (VGU Teil B) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.8 Vertrag (VGU Teil C) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.9 Honorarblätter (VGU Teil D) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.10 EU-Bekanntmachung ausarbeiten und fortschreiben.
1.2 Durchführung Teilnahmewettbewerb:
1.2.1 Anfragen / Rückfragen / Rüge, Infokatalog (Interessenten/Bewerber),
1.2.2 Formale Prüfung Teilnahmeanträge (Ausschlusskriterien),
1.2.3 Auswertung + Auswahlvorschlag,
1.2.4 [Optional] Abstimmung Vor-Ort Termin,
1.2.5 [Optional] Abstimmung Videokonferenz,
1.2.6 Nachforderungen Teilnahmewettbewerb,
1.2.7 Absageschreiben gemäß § 62 VgV,
1.2.8 Dokumentation und Vergabevermerk (1) gemäß § 8 VgV.
2. Stufe 2 (Verhandlungsverfahren)
2.1 Angebotsphase:
2.1.1 Angebotsaufforderung und VGU-Erstangebot,
2.1.2 Anfragen / Rückfragen / Rüge, Infokatalog (Teilnehmer, Bieter),
2.1.3 Angebotsauswertung Erstangebote, Nachforderungen, Preisspiegel, Gegenüberstellung Stundenkalkulationen,
2.1.4 Verhandlungsgrundlagen ausarbeiten und fortschreiben, insb. bezüglich der Honorare zur Verbesserung der Angebote gemäß § 17 (10) VgV.
2.2 Verhandlungsphase:
2.2.1 Organisation Verhandlungsgespräche,
2.2.2 Verhandlungsgespräche Vor-Ort, Moderation und Protokollierung der Verhandlungen (dafür sind mindestens 2 Mitarbeiter vorzusehen), fortschreiben Bewertungsmatrix, zusammenführen der Bewertungen des Bewertungsgremiums,Mitwirkung bei der Formulierung von Begründungen,
2.2.3 [OPTIONAL] Verhandlungsgespräche per Videokonferenz, Videokonferenz geleitet vom AG gemäß Leistungsbeschreibung,
2.2.4 [OPTIONAL] Finalangebote (analog Erstangebote) einschl. Vergleich Finalangebote und Erstangebote,
2.2.5 Verhandlungsergebnisse und Vergabevorschlag/-empfehlung,
2.2.6 Absageschreiben gem. § 134 GWB,
2.2.7 Dokumentation und Vergabevermerk (2) gemäß § 8 VgV.
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind:
Begleitung von Nachprüfungsverfahren (Leistungen werden bei Bedarf gesondert angefragt).
Desweiteren ist zu beachten:
— Für bereits durchgeführte Verfahren im LHW sind jeweils ca. 15 Teilnahmeanträge von Bewerbern eingegangen und 3-4 Teilnehmer/Bieter werden am Verhandlungsverfahren beteiligt,
— Für die Moderation und Protokollierung der Verhandlungen sind mindestens 2 Mitarbeiter vorzusehen,
— Terminlich ist von einer Verfahrensdauer von ca. 35 Wochen infolge der vorgegebenen Fristen auszugehen,
— Im Falle der Beauftragung in mehreren zeitgleich ausgeschriebenen Begleitungen von Verhandlungsverfahren ist zu beachten, dass der AN über ausreichend Kapazitäten verfügt um die parallele Begleitung aller Verhandlungsverfahren sicherzustellen.
— Bereitstellung von Unterlagen:
Sämtliche Unterlagen sind in digitaler Form zu führen (Auswertungsunterlagen, Protokolle, usw.). Die Bereitstellung des durch den AN ausgearbeiteten Teilnehmerauswahlvorschlages und Vergabevorschlages sowie ggf. durch den AN mit Referenzgebern geführte Gesprächsprotokolle, erfolgen in digitaler Form sowie im Original. Die Originale sind zu unterschreiben. Der Austausch anderer Unterlagen erfolgt nur in digitaler Form, sofern nicht anders vereinbart.
Der AG stellt dem AN vorhandene Unterlagen (Formblätter, Bewertungsmatrizen, etc.) für das zu begleitende Verhandlungsverfahren als Entwurf / Muster in den Gestehungsformaten zur Verfügung. Der AN hat diese Unterlagen entsprechend der abgestimmten Aufgabenstellung und den Festlegungen des AG´s anzupassen, zu ergänzen und fortzuschreiben. Im laufenden Verfahren sind die jeweils final abgestimmten Dokumentenentwürfe dem AG im Veröffentlichungsformat (bspw. docx mit Schreibschutz, pdf, etc.) und spätestens nach Aufforderung durch den AG auch gleichzeitig im Gestehungsformat zur Verfügung zu stellen. Wenn nicht vorher geschehen, stellt der AN nach Abschluss des Verfahrens dem AG die finalen Dokumentenentwürfe in den Gestehungsformaten für die weitere Bearbeitung digital zur Verfügung.
— Kommunikation:
Die Kommunikation mit Teilnehmern oder Bietern im Verfahren obliegt ausschließlich dem AG. Davon ausgenommen sind lediglich die Verhandlungsgespräche im Rahmen der Moderation, der Angebotsaufklärung und der Protokollführung durch den AN.
— Videokonferenz:
Für die Teilnahme an Videokonferenzen wird Kamera und Mikrofon benötigt, wenn nicht anderes vereinbart. Das „Live-Streaming“ digitaler Dokumente (Verhandlungsprotokolle, Bewertungsmatrizen, Auswerteunterlagen, usw.) von Geräten des AN an alle Teilnehmer der Videokonferenz ist erforderlich. Die vom AG geleiteten Videokonferenzen werden über das Videokonferenzsystem „Zoom“ organisiert. Der Zugang/die Teilnahme ist u. a. über einen aktuellen Internetbrowser möglich. Der Erwerb einer Zoom-Lizenz ist nicht erforderlich.

2.5 Zuschlagskriterien
Preis

2.7
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Verlängerungen
Bei Verzögerungen im Verfahrensablauf infolge von Rügen, Nachprüfungen, zusätzlichen Verhandlungsrunden o. ä.

2.9 Angaben zu Optionen
Optionen gemäß II.2.4 und Leistungsbeschreibung:
— Finalangebote (analog Erstangebote) einschl. Vergleich Finalangebote und Erstangebote,
— Videokonferenzen (zur Projektanlaufberatung, Abstimmung Auswertung, Verhandlungsgespräche),
— Begleitung von Nachprüfungsverfahren.

2.10 Zusätzliche Angaben
Ordner und Unterlagen in der eVergabe:
Ordner 1 „VGU_Begleitung“:
Die Angebots-/Vergabeunterlagen befinden sich in diesem Ordner. Der Unterordner „VGU Teil A“ beinhaltet die auszufüllenden und einzureichenden Formblätter, Teil B die Leistungsbeschreibung, Teil C das Vertragsmuster, Teil D das Honorarblatt.
Ordner 2 „MUSTER_VVmTW“:
Im LHW vorhandene und für die Durchführung eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VVmTW) zu verwendende, anzupassende und ggf. fortzuschreibende Unterlagen.
Ordner 3 „Projekt“:
Die projektbezogene Ziel- und Aufgabenstellung (Leistungsbeschreibung) sowie bisher für das zu begleitende Vorhaben erarbeitete Unterlagen.
Ordner 4 „Infokatalog“:
Im Falle von neuen Informationen zum aktuellen Verfahren sowie für die Beantwortung von Rückfragen werden diese in Form eines fortgeschriebenen Infokataloges für alle Interessenten zur Verfügung gestellt.

3. Teilnahmebedingungen

3.1 Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Befähigung zur Berufsausübung gemäß § 44 (1) und (2) VgV 2016:
1) Nachweis Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, falls nicht vorliegend: Begründung.
Mindeststandards: Der Nachweis muss die aktuellen Verhältnisse widerspiegeln, darf jedoch nicht älter als 12 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufes der Bewerbungsfrist sein.

3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
1) Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt,
2) Nachweis zur Berufshaftpflichtversicherung.

3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
1) Referenzliste vergleichbarer Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum und Auftraggeber (Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer).
2) Persönliche Referenz des Projektleiters für die Begleitung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb für wasserbauliche Maßnahmen des Hochwasserschutzes.
3) Angabe der technischen Fachkräfte die die Begleitung des/r Verfahren durchführen, einschl. berufliche Qualifikation (Studien- und Ausbildungsnachweise oder sonstige Nachweise zur Berufsausübung).
4) Nachweis der Fortbildung einer Fachkraft im Bereich VgV Abschnitt 6 – Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen, im Oberschwellenbereich / VgV, GWB, HOAI – in der aktuell gültigen Fassung.
5) Technische Ausstattung – Auflistung/Bestätigung nachfolgender technischen Ausstattung:
Computer-Hardware, Kamera, Mikrofon, Software zur Bearbeitung von xlsx- sowie docx- Dokumenten und Umwandlung ins PDF-Format, aktueller Internetbrowser für die Teilnahme an Videokonferenzen.

4. Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Zur Vermeidung eines Interessenkonfliktes nach § 6 VgV i. V. m. § 7 VgV wird darauf hingewiesen, dass im Falle der Beauftragung der Begleitung, eine Teilnahme am zu begleitenden Verhandlungsverfahren nicht möglich ist und der Bewerber im Zuge des Teilnahmewettbewerbs ausgeschlossen wird.